PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

Apesar de grande parte dos dados e informações serem armazenados, atualmente, em formato digital, as empresas devem preocupar-se com a guarda dos documentos, sejam eles fiscais, contábeis, trabalhistas, encargos sociais, tributos, contribuições, recibos, comprovantes etc.

A guarda de documentos está efetivamente relacionada com o prazo decadencial e prescricional de ações que lhes sejam pertinentes e, portanto, devemos, em princípio, estar atentos a esses mesmos prazos.
 

A Lei nº 5.172/1966 ( Código Tributário Nacional - CTN) estabelece o prazo de decadência no Art. 173º, enquanto que o prazo prescricional consta no Art. 174º, que a seguir transcrevemos:

"Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva."

Desse modo, podemos depreender que decadência é o prazo que a Fazenda Pública tem para constituir o crédito tributário, por meio de Auto de Infração ou Notificação de Lançamento, enquanto a prescrição refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído.

Basicamente, encontramos em três dispositivos legais as regras que tratam do prazo de guarda de documentos, tanto na área comercial como na área fiscal. São eles:

a) o Art. 195º, parágrafo único do CTN , que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. Podemos concluir que o prazo de guarda de documentos segue o prazo previsto da prescrição dos tributos;

b) o Art. 37º da Lei nº 9.430/1996 , o qual dispõe que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios;

c) o Art. 1.194º da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil), que estipula que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.
 

Nota LegisWeb: Documentos digitalizados:

A Lei 5.433/1969, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, expressa que a microfilmagem é o único método que permite o descarte de documentos físicos após digitalizados.

“Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente. “

Para melhor entendimento da questão, relacionamos a seguir alguns tipos de documentos e o seu respectivo prazo de guarda: